Office 365 dla szkół

1,6K

Chyba wszyscy znają klasyczny pakiet Microsoft Office, który umożliwia korzystanie z zestawu zaawansowanych narzędzi biurowych w trybie stacjonarnym. MS Office 365 to jego następca, który przygotowany został z myślą o współczesnych czasach, w których liczy się przede wszystkim mobilność. Pakiet działa więc w chmurze, dzięki czemu dostępny jest z niemal każdego punktu na Ziemi.

Główne zalety pakietu Microsoft 365 w edukacji

Microsoft Office 365 jest pakietem zdalnych narzędzi, który umożliwia pracę nad dokumentami w chmurze. Te same dokumenty mogą być dostępne dla wielu użytkowników jednocześnie, dzięki czemu jest to świetne rozwiązanie dla szkół. Pakiet umożliwia zdalną pracę grupową pod okiem nauczyciela, dzięki czemu można zrealizować dowolny projekt, niezależnie od tego, gdzie uczniowie się w danym momencie znajdują. Zaprojektowany został w taki sposób, by możliwe było połączenie niezależnie od urządzenia, z którego użytkownik korzysta. Do systemu zalogować się można nie tylko z urządzeń działających na systemach Windows, Linux i Mac, ale również Android i iPhone. Jest to więc narzędzie, z którego uczniowie i nauczyciel korzystać mogą również przez urządzenia mobilne – niezależnie od tego, gdzie są i czym się w danym momencie zajmują. Pakiet działa w trybie subskrypcyjnym – wysokość rocznych opłat zależy od wybranego trybu licencji i tego, na ile stanowisk zostanie ona wykupiona.

Warianty licencyjne A1, A3 i A5 – szczegółowe porównanie

Dostępne są trzy rodzaje pakietów Microsoft Office 365 dla szkół. Pakiet A1 jest bezpłatny i pozwala na jednoczesny dostęp nauczyciela i uczniów do podstawowych narzędzi MS Office. Oprócz podstawowych aplikacji, takich jak Word, OneNote, Excel i Power Point, pakiet Office 365 umożliwia również dostęp do pomocnych usług, które umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze i łatwe dzielenie się nimi. To również możliwość skorzystania ze wspólnej skrzynki mailowej o pojemności 50 GB i szeregu narzędzi oferujących pomoc w pisaniu, czytaniu i wykonywaniu skomplikowanych działań i obliczeń matematycznych. Ilość dostępnego dla użytkowników miejsca w chmurze jest nieograniczona. Duży nacisk położony jest na kwestie bezpieczeństwa. Dane użytkowników są szyfrowane. System posiada funkcje ujednoliconego zbierania informacji, zarządzania prawami poszczególnych użytkowników i przeprowadzania całkowicie bezpiecznych konferencji online w jakości HD.

Płatne pakiety A3 i A5 oprócz wszystkiego tego, co zawiera pakiet A1, posiadają też dodatkowe funkcjonalności. Zestaw dostępnych narzędzi MS Office jest tu znacznie poszerzony. Nauczyciel może hostować spotkania dla nawet 10 tys. użytkowników. Dodatkowo dostępne są narzędzia umożliwiające tworzenie i przeprowadzanie testów oraz zaawansowaną analizę danych. W pakiecie A5 pojawia się także rozbudowana ochrona przed zagrożeniami, zaawansowane funkcje compliance oraz narzędzia do analizy komunikacji wewnątrz organizacji. Wersja A3 oferuje pełne wersje desktopowe aplikacji Office, których brakuje w podstawowym wariancie A1 – to szczególnie przydatne rozwiązanie dla uczniów pracujących nad bardziej złożonymi projektami wymagającymi pełnej funkcjonalności programów takich jak Excel czy Publisher.

Jak rozpocząć pracę z pakietem Office 365

Rejestracja konta administratora placówki

Aby rozpocząć pracę z systemem, należy w pierwszej kolejności zarejestrować się na stronie http://aka.ms/Office365edupl. Otworzone w ten sposób konto uzyskuje uprawnienia administratora, który będzie zarządzał połączonymi z nim kontami uczniów i nauczycieli. Administrator otrzymuje pełną kontrolę nad przydzielaniem licencji, tworzeniem grup użytkowników oraz zarządzaniem ustawieniami bezpieczeństwa w obrębie całej placówki. To on decyduje, które funkcje będą dostępne dla poszczególnych typów użytkowników oraz w jaki sposób dane będą przechowywane i udostępniane.

Uzupełnienie danych i weryfikacja placówki

W panelu administratora należy uzupełnić dane placówki oświatowej, które niezbędne są do dalszej pracy. Po weryfikacji danych, która następuje w czasie nie dłuższym niż dwa dni, możliwe jest potwierdzenie bezpłatnej licencji i rozpoczęcie pracy z systemem. Proces weryfikacji wymaga podania adresu email na domenie należącej do placówki oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających status instytucji edukacyjnej. Microsoft sprawdza autentyczność zgłoszenia, aby zapewnić, że bezpłatne licencje trafiają wyłącznie do uprawnionych podmiotów.

Tworzenie kont użytkowników końcowych

Ostatnim krokiem jest utworzenie kont uczniów i nauczycieli zatrudnionych w danej placówce i udostępnienie im danych niezbędnych do logowania. Administrator może dodawać użytkowników pojedynczo lub zbiorczo, importując dane z pliku CSV. Każdy użytkownik otrzymuje unikalny adres email w domenie szkoły oraz hasło dostępu, które powinno zostać zmienione przy pierwszym logowaniu. Warto od razu przypisać użytkowników do odpowiednich grup – na przykład według klas lub przedmiotów – co ułatwi późniejsze zarządzanie uprawnieniami i współdzielenie materiałów.

Możliwości pracy dla nauczycieli i uczniów

Dzięki pakietowi MS Office 365 nauczyciel może pracować z dowolnego miejsca, w którym się znajduje i zawsze ma dostęp do materiałów stworzonych przez uczniów. Ogromną zaletą systemu jest również duże ułatwienie komunikacji pomiędzy nauczycielami dzięki funkcjonalności Microsoft Teams. Platforma ta pozwala na tworzenie kanałów tematycznych, prowadzenie wideokonferencji, wymianę plików oraz integrację z innymi narzędziami edukacyjnymi. Nauczyciele mogą organizować wirtualne klasy, w których uczniowie otrzymują zadania, przesyłają wykonane prace i otrzymują informację zwrotną – wszystko w jednym miejscu.

Tak samo, jak w przypadku nauczycieli, uczniowie również uzyskują stały dostęp do zasobów systemu. Dzięki temu pracę mogą wykonywać nie tylko w dowolnym miejscu, ale i dowolnym czasie. W praktyce pakiet jest rozwiązaniem, dzięki któremu uczniowie mogą w sposób nieograniczony pracować samodzielnie i w grupach, a ich praca może być na bieżąco pod kontrolą nauczyciela. Funkcja współedycji dokumentów umożliwia kilku osobom jednoczesną pracę nad tym samym plikiem, co sprzyja rozwijaniu umiejętności pracy zespołowej. Uczniowie widzą zmiany wprowadzane przez innych na żywo, mogą komentować fragmenty tekstu i dyskutować nad projektem bez konieczności wysyłania kolejnych wersji dokumentu mailem.

Dodatkowe narzędzia wspierające proces edukacyjny

Oprócz standardowych aplikacji biurowych, Office 365 dla szkół oferuje szereg specjalistycznych narzędzi zaprojektowanych z myślą o edukacji. OneNote Class Notebook to cyfrowy zeszyt, który pozwala nauczycielowi na tworzenie osobnych sekcji dla każdego ucznia oraz przestrzeni współpracy dla całej klasy. Nauczyciel ma wgląd do wszystkich zeszytów uczniów i może na bieżąco sprawdzać postępy w nauce oraz dodawać uwagi. Microsoft Forms umożliwia szybkie tworzenie quizów, ankiet i testów sprawdzających wiedzę – wyniki są automatycznie zbierane i analizowane, co oszczędza czas potrzebny na sprawdzanie prac.

Sway to narzędzie do tworzenia interaktywnych prezentacji i raportów, które wyróżnia się prostotą obsługi i atrakcyjnym układem graficznym. Uczniowie mogą w nim przygotowywać projekty łączące tekst, obrazy, filmy i wykresy bez konieczności zagłębiania się w skomplikowane opcje formatowania. Stream funkcjonuje jako platforma do hostowania filmów edukacyjnych – nauczyciele mogą nagrywać lekcje, udostępniać je uczniom i śledzić, kto i kiedy obejrzał materiał. Wszystkie te narzędzia są zintegrowane z głównym ekosystemem Office 365, co oznacza płynne przełączanie się między aplikacjami i wspólne zarządzanie plikami.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w środowisku szkolnym

Microsoft przykłada szczególną wagę do kwestii bezpieczeństwa danych uczniów i nauczycieli. Wszystkie informacje przechowywane w Office 365 są szyfrowane zarówno podczas transmisji, jak i w spoczynku. Administrator ma do dyspozycji narzędzia do zarządzania polityką haseł, wymuszania uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz monitorowania nietypowych aktywności w systemie. Microsoft nie skanuje treści emaili ani dokumentów uczniów w celach reklamowych – dane są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia usług edukacyjnych.

Platforma spełnia rygorystyczne standardy zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym RODO obowiązującym w Unii Europejskiej. Szkoły otrzymują pełną kontrolę nad tym, jakie dane są zbierane, jak długo są przechowywane i kto ma do nich dostęp. W przypadku opuszczenia placówki przez ucznia administrator może łatwo usunąć jego konto wraz z wszystkimi powiązanymi danymi. Regularne audyty bezpieczeństwa przeprowadzane przez Microsoft oraz certyfikaty międzynarodowe potwierdzają, że infrastruktura Office 365 spełnia najwyższe standardy ochrony informacji wrażliwych.